UNIDAD 4 :(4.3) TRABAJO COLABORATIVO

El trabajo colaborativo

Es una forma de relacionarnos con el resto de la gente que vive cerca de donde nosotros vivimos. “Cerca” puede querer decir en la misma zona, el pueblo, la ciudad, la provincia, el país, depende de qué nos propongamos y cuántos seamos. No hay límites en un entorno virtual.

 

El éxito del equipo únicamente se conseguirá si todos los miembros del mismo grupo aprender los unos de los otros, y a asegurarse que cada uno de los miembro del grupo han logrado el objetivo del proyecto en común. Debemos recordar que si lo circunscribimos a un proyecto, éste tiene que tener unas premisas básicas:

* Ser elaborado entre todos

* Ser coherente con los objetivos

* Ser viable

* Ser flexible

* Estar dividido en etapas.

Para saber más checa este video:

4.3.1 Workgroups

Un grupo de trabajo es un conjunto de computadoras que comparten recursos. En el modelo de grupo de trabajo no existe un servidor central y computadoras clientes, sino que son redes de igual a igual donde cualquier computadora puede cumplir ambos roles.

En los sistemas anteriores a Windows XP la autentificación se producía a nivel de recursos: las carpetas compartidas podian ser protegidas por contraseñas. Para acceder al recurso bastaba estar en la red, conocer la ubicacion del recurso y su contraseña.

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A partir de Windows XP se introduce el concepto de usuario también en los grupos de trabajo; cada equipo conserva una lista de los usuarios autorizados y los recursos disponibles. Como las listas de acceso estan descentralizadas (en cada equipo), para dar acceso a un recurso hay que dar de alta a cada nuevo usuario en cada ordenador.

4.3.2 Workfow

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Actividades de coordinación.

4.3.3 Groupware

 

Software colaborativo o groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes, que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet).

En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. Carstensen y Schmidt (1993)2 exponen cuatro actividades generales que realizan los equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en movimiento.

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El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente.

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La colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración.3 El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso. Algunos autores definen groupware de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como Robert Johansen define groupware como "herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos."

4.3.4 Outlook / lotus notes

 

Outlook es un programa que funciona bajo la plataforma de Windows y ha sido desarrollado por la compañía Microsoft para dar soporte a gente que necesitaba un gestor de correo electrónico. La función de este programa es recibir y mandar correos electrónicos así como la de almacenar los mensajes recibidos y enviados.

Lotus notes es un sistema desarrollado por la empresa IBM actúa cómo cliente servidor incluyendo correo electrónico. Cuando nos referimos a la parte del servidor estamos haciendo referencia a a el nombre de Lotus Dominio, y cuándo hacemos referencia al cliente lo llamamos cómo Lotus Note